Politique RGPD

Nous avons le plaisir de vous accueillir sur l’espace dédié à notre politique en matière de traitement des données personnelles.

Que vous soyez client, partenaire, fournisseur, actionnaire ou plus généralement contact de Covivio, vous trouverez ici les réponses à vos principales questions. Si l’une d’entre elles venait à manquer, n’hésitez pas à contacter notre Data Protection Officer (DPO) à l’adresse suivante : dpo@covivio.fr.

Qui est le responsable du traitement ?

Il s’agit de Covivio S.A. dont le siège social est situé 18, Avenue François Mitterrand, 57 000 Metz (France).

Pourquoi traitons-nous vos données ?

Les finalités des traitements de vos données dépendent de la relation que vous entretenez avec Covivio. Leur base légale peut-être :

  • votre consentement, notamment en votre qualité de prospect ou de contact au sens large du groupe Covivio.
  • l’exécution d’un contrat qui vous lie à Covivio ; c’est notamment le cas si vous êtes locataire, client, fournisseur ou contrepartie à toute autre transaction engagée par Covivio.
  • le respect de nos obligations légales ou réglementaires : convocation de nos actionnaires aux Assemblée Générales, obligations nous incombant en tant que société émettrice, diligences que nous devons réaliser dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme…
  • notre intérêt légitime, notamment dans le cadre de la protection de nos locaux et de leurs occupants (vidéosurveillance).

Quelles données traitons-nous ?

Vous avez un lien contractuel avec Covivio

Nous nous employons à vous informer « au fil de l’eau » ainsi que dans le cadre des contrats visant ou impliquant le traitement de vos données personnelles, de la nature exacte de ces données ainsi que de vos droits y afférents. Généralement, ces données ont été recueillies auprès de vous directement. Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter notre DPO à l’adresse suivante : dpo@covivio.fr.

Vous êtes un contact au sens large du groupe Covivio

Les données personnelles que nous traitons sont destinées essentiellement à vous transmettre des informations relatives à Covivio et à ses filiales et à gérer la relation que nous entretenons avec vous. Si aucun autre lien ne vous lie à Covivio, nous supprimerons, sur simple demande, dpo@covivio.fr vos données personnelles de nos bases.

Information spécifique concernant le CRM mis en place par Covivio

Afin de faciliter la gestion de ses contacts, Covivio a mis en place un outil de gestion dit «CRM» (Client Relationship Management).

En tant que « contact » interne ou externe au sens large de notre Groupe (Covivio SA et ses filiales à l’étranger et en France, dont la société Wellio), nous traitons vos données personnelles au sein d’un logiciel développé par Sales Force agissant en qualité de sous-traitant de vos données personnelles.

Ce traitement reposant sur votre consentement, vous pouvez à tout moment demander à ce que les données figurant dans cet outil soient anonymisées (dpo@covivio.fr).

Les données que pouvons être amenés à traiter sont les suivantes :
Il s’agit de vos : nom(s) prénom(s), qualité civile, adresse professionnelle et/ou personnelle, téléphone professionnel et/ou personnel, email professionnel et/ou personnel, fonction, catégorie de fonction, secteur d’activité, type de relation que vous entretenez avec Covivio (client, locataire, fournisseur, administrateur, actionnaire, prospect, collaborateur, autre…) ou de celle de votre entreprise, vos souhaits d’invitation à des événements organisés par Covivio, les données relatives aux rendez-vous que vous avez tenus avec nos collaborateurs, votre éventuelle appartenance à une association ou autre cercle professionnel et toute information à caractère strictement professionnel concernant la relation que vous entretenez avec notre Groupe.

Généralement ces données ont été collectées auprès de vous directement ou sont des informations publiques.

Vos données personnelles sont traitées :

  • en vue d’assurer une communication efficace et ciblée entre les collaborateurs du Groupe Covivio d’une part et vous ou votre entreprise d’autre part
  • d’optimiser la gestion des contacts du groupe au sein de nos équipes

Ces données sont à l’usage exclusif du Groupe Covivio. Les destinataires en sont :

  • les collaborateurs habilités de Covivio et de ses filiales en France et à l’étranger (le Groupe Covivio)
  • le cas échéant, certains collaborateurs habilités de la société Sales Force, agissant en qualité de sous-traitant des données personnelles pour le compte de Covivio.

    Vos données personnelles peuvent être amenées à être transférées en dehors de l’Union européenne selon des modalités conformes à la réglementation en vigueur. Elles ne font en aucun cas l’objet de transactions commerciales avec des tiers.

Politique de conservation de vos données dans le CRM :

  • nous anonymisons, au sein de notre outil, vos données dans un délai maximum de 15 jours suivant votre demande
  • nous effectuons des campagnes annuelles de fiabilisation de vos données

Vous êtes un actionnaire de Covivio (ou représentez un actionnaire)

Nous traitons vos données personnelles en vue de vous transmettre l’ensemble de la documentation à laquelle vous – ou la société que vous représentez –  avez droit ou sollicitez en votre qualité d’actionnaire, de satisfaire à nos obligations légales et réglementaires et d’effectuer un suivi de la composition de notre actionnariat.

Ces données personnelles sont constituées de vos nom(s) (de naissance ou d’usage), prénom(s), date et lieu de naissance, numéro de téléphone professionnel et/ou personnel, adresse postale professionnelle et/ou personnelle, adresse électronique professionnelle et/ou personnelle, nombre d’actions et de droits de votes détenus.

Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?  

Il s’agit :

  • du personnel habilité du groupe Covivio (Covivio et ses filiales)
  • de prestataires dûment habilités, pour lesquels Covivio s’assure qu’ils présentent une politique de sécurité et de confidentialité conformes à la réglementation
  • le cas échéant et à leur demande, d’autorités administratives ou judiciaires compétentes.

En aucun cas vos données personnelles ne font l’objet de transactions commerciales avec des tiers.

Si elles devaient être transmises en dehors de l’Union européenne, nous nous assurerions du respect de la réglementation en vigueur pour ce type de transferts.

Quelles en sont les durées de conservation ?

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées sous une forme permettant votre identification au-delà de la durée nécessaire au vu des finalités pour lesquelles elles sont traitées et du respect de nos obligations contractuelles, légales et réglementaires.

Quels sont vos droits ? 

  • Vous pouvez à tout moment demander un complément d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel.
  • Vous disposez d’un droit d’accès à vos données, de rectification et de portabilité de celles-ci.
  • Vous disposez du droit de demander l’effacement des données vous concernant ou une limitation de leur traitement, ainsi que du droit de vous opposer au traitement de ces données.
  • Lorsque le traitement a pour base légale votre consentement, vous disposez du droit de le retirer à tout moment.
  • Vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
  • Pour toute demande, nous vous invitons à vous adresser au Délégué à la protection des données : dpo@covivio.fr.

Assurer la sécurité de vos données, c’est important pour nous

Covivio s’emploie à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la sécurité de vos données personnelles en vue de se prémunir contre toute manipulation intentionnelle ou involontaire, perte, destruction ou accès non autorisé. Nous faisons notamment de la prévention des cyber-menaces l’une de nos priorités. Les collaborateurs de Covivio font l’objet d’autorisations d’accès à vos données strictement encadrées et différenciées en fonction de leurs attributions et sont liés par des clauses de confidentialité, tout comme nos prestataires externes.

Évolution de notre politique en matière de traitement

La présente politique reflète nos standards actuels, qui peuvent faire l’objet de modifications. Tout changement prendra effet à compter de la publication de la dernière version mise à jour de la présente politique.