Assemblée Générale du 22 avril 2020

Dans le contexte d’épidémie de coronavirus (Covid-19) et conformément aux dispositions de l’article 4 de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de l’article 11 de la loi d’urgence n°2020-290 du 23 mars 2020, le Conseil d’administration a convoqué l’Assemblée Générale Mixte des actionnaires de Covivio qui se tiendra à huis clos, hors la présence physique de ses actionnaires, le :

Mercredi 22 avril 2020 à 10 heures 30, au siège de sa Direction administrative, 30 avenue Kléber à Paris (75116),

afin de délibérer sur l’ordre du jour suivant :

A titre Ordinaire

  • Approbation des comptes sociaux clos au 31 décembre 2019 ;
  • Approbation des comptes consolidés clos au 31 décembre 2019 ;
  • Affectation du résultat – Distribution de dividendes ;
  • Option pour le paiement du dividende en actions ;
  • Approbation du rapport spécial des commissaires aux comptes établi conformément à l’article L. 225-40 du Code de commerce et des conventions visées à l’article L. 225-38 du Code de commerce qui y sont mentionnées ;
  • Approbation de la politique de rémunération applicable au Président du Conseil d’administration ;
  • Approbation de la politique de rémunération applicable au Directeur Général ;
  • Approbation de la politique de rémunération applicable aux Directeurs Généraux Délégués ;
  • Approbation de la politique de rémunération applicable aux administrateurs ;
  • Approbation des informations visées à l’article L. 225-37-3 I. du Code de commerce relatives à l’ensemble des rémunérations des mandataires sociaux ;
  • Approbation des éléments fixes, variables et exceptionnels composant la rémunération totale et les avantages de toute nature versés au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2019 ou attribués au titre du même exercice à M. Jean Laurent en qualité de Président du Conseil d’administration ;
  • Approbation des éléments fixes, variables et exceptionnels composant la rémunération totale et les avantages de toute nature versés au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2019 ou attribués au titre du même exercice à M. Christophe Kullmann en qualité de Directeur Général ;
  • Approbation des éléments fixes, variables et exceptionnels composant la rémunération totale et les avantages de toute nature versés au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2019 ou attribués au titre du même exercice à M. Olivier Estève en qualité de Directeur Général Délégué ;
  • Approbation des éléments fixes, variables et exceptionnels composant la rémunération totale et les avantages de toute nature versés au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2019 ou attribués au titre du même exercice à M. Dominique Ozanne en qualité de Directeur Général Délégué ;
  • Ratification de la cooptation de Mme Alix d’Ocagne en qualité d’administratrice ;
  • Renouvellement du mandat d’administrateur de M. Christophe Kullmann ;
  • Renouvellement du mandat d’administratrice de Mme Patricia Savin ;
  • Renouvellement du mandat d’administratrice de Mme Catherine Soubie ;
  • Autorisation à donner au Conseil d’administration en vue de l’achat par la Société de ses propres actions

A titre extraordinaire

  • Modification de l’article 7 (Forme des actions et identification des porteurs de titres), de l’article 16 (Pouvoirs du Conseil d’administration), de l’article 17 (Rémunération des administrateurs) et de l’article 20 (Censeurs) des statuts de la Société ;
  • Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet de décider l’augmentation du capital social de la Société par incorporation de réserves, bénéfices ou primes ;
  • Autorisation à donner au Conseil d’administration à l’effet de réduire le capital social de la Société par voie d’annulation d’actions ;
  • Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet d’émettre des actions et/ou des valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société, avec maintien du droit préférentiel de souscription des actionnaires ;
  • Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet d’émettre, par voie d’offre au public, des actions et/ou des valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires et, pour les émissions d’actions, un délai de priorité obligatoire ;
  • Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet d’émettre des actions et/ou des valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires, en cas d’offre publique d’échange initiée par la Société ;
  • Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet de procéder à l’émission d’actions et/ou de valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société en vue de rémunérer des apports en nature consentis à la Société et constitués de titres de capital ou de valeurs mobilières donnant accès au capital, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires ;
  • Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet de procéder à des augmentations de capital réservées aux salariés de la Société et aux sociétés du groupe Covivio adhérant à un plan d’épargne, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires ;
  • Pouvoirs pour formalités.

Retransmission de l’assemblée Générale et modalités de participation

A l’occasion de cette Assemblée Générale, qui sera retransmise en direct et en différé sur le site Internet de Covivio, il ne sera exceptionnellement pas possible de demander une carte d’admission pour y assister personnellement, ni de donner procuration à une personne autre que le Président de l’Assemblée Générale.

  • En conséquence, vous disposez, en tant qu’actionnaire, de deux moyens pour exercer votre droit de vote :
  • voter par Internet avant la tenue de l’Assemblée Générale, au travers d’un site Internet dédié et sécurisé appelé VOTACCESS, à partir du vendredi 3 avril 2020 jusqu’au mardi 21 avril 2020 à 15 heures, heure de Paris.
    • retourner par voie postale le formulaire de vote par correspondance ou par procuration, qui vous offre la possibilité de choisir l’une des deux options suivantes :donner pouvoir au Président de l’Assemblée Générale : celui-ci émettra alors en votre nom un vote favorable à l’adoption des projets de résolutions présentés ou agréés par le Conseil d’administration et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets
    • voter par correspondance en suivant les instructions de vote mentionnées dans le livret de convocation.

La date ultime de réception de vos instructions par BNP Paribas Securities Services est fixée au dimanche 19 avril 2020.

Modalités de transmission de vos instructions

Transmission de vos instructions avec le formulaire papier

  • En qualité d’actionnaire au nominatif, vous devez retourner le formulaire de vote par correspondance ou par procuration complété par votre choix, dûment daté et signé, à BNP Paribas Securities Services, à l’aide de l’enveloppe T jointe à la convocation.
  • En qualité d’actionnaire au porteur, vous devez contacter l’intermédiaire habilité qui assure la gestion de votre compte titres qui vous procurera le formulaire de vote. Ce formulaire, complété par votre choix, dûment daté et signé, et mentionnant vos nom, prénom(s) et adresse, sera à retourner à votre intermédiaire habilité teneur de compte qui se chargera de le faire parvenir à BNP Paribas Securities Services, accompagné de l’attestation de participation.

Que vos actions soient au nominatif ou au porteur, vous devez utiliser le formulaire de vote par correspondance ou par procuration en cochant la case correspondant à votre choix selon l’une des deux possibilités qui vous sont offertes.

Transmission de vos instructions par voie électronique

Les actionnaires ont la possibilité de transmettre leurs instructions de vote par voie électronique avant l’Assemblée Générale.

  • En qualité d’actionnaire au nominatif, vous devez vous connecter à la plateforme sécurisée VOTACCESS accessible via le site Planetshares à l’adresse https://planetshares.bnpparibas.com.Les titulaires d’actions au nominatif pur devront se connecter au site Planetshares avec leurs codes d’accès habituels.Les titulaires d’actions au nominatif administré devront se connecter au site Planetshares en utilisant le numéro d’identifiant qui se trouve en haut et à droite de leur formulaire de vote papier.
  • Si vous n’êtes plus en possession de votre identifiant et/ou de votre mot de passe, vous pouvez contacter le numéro vert 0 826 109 119 mis à votre disposition.Après s’être connectés, les actionnaires au nominatif pourront accéder à VOTACCESS en cliquant via la page d’accueil sur l’encadré « Participer à l’Assemblée Générale ». Ils seront redirigés vers le site de vote en ligne, VOTACCESS, où ils pourront voter.

En qualité d’actionnaire au porteur, il vous appartient de vous renseigner afin de savoir si votre établissement teneur de compte offre ou non la possibilité de se connecter au site VOTACCESS et, le cas échéant, si cet accès est soumis à des conditions d’utilisation particulières.

Si l’établissement teneur de compte de l’actionnaire est connecté au site VOTACCESS, l’actionnaire devra s’identifier sur le portail Internet de son établissement teneur de compte avec ses codes d’accès habituels. Il devra ensuite cliquer sur l’icône qui apparaît sur la ligne correspondant à ses actions Covivio et suivre les indications données à l’écran afin d’accéder au site VOTACCESS.

Questions des actionnaires

En complément de la faculté qui vous est offerte de poser des questions écrites à la société, au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l’Assemblée Générale dans les conditions des articles L. 225-108 alinéa 3 et R. 225-84 du Code de commerce, les questions orales posées traditionnellement lors des débats pourront être adressées par courrier électronique à l’adresse actionnaires@covivio.fr, préalablement à l’Assemblée Générale, au plus tard le lundi 20 avril 2020 à 15 heures (heure de Paris) en justifiant de sa qualité d’actionnaire. La société y répondra en séance ou à défaut dans le compte-rendu de son Assemblée Générale. En revanche, il ne sera pas possible de proposer des résolutions nouvelles ou des amendements aux résolutions pendant l’Assemblée Générale.

Les autres documents relatifs à l’assemblée générale sont accessibles depuis le document d’enregistrement universel.