Politique de traitement des données à caractère personnel du Groupe Covivio
1. Pourquoi traitons-nous vos Données à caractère personnel ?
Les finalités des traitements de vos Données dépendent de la relation que vous entretenez avec Covivio.
Leur base légale peut-être :
- votre consentement, notamment en votre qualité de prospect ou de contact au sens large du Groupe Covivio ;
- l’exécution d’un contrat qui vous lie à Covivio, c’est notamment le cas si vous êtes locataire, client, fournisseur ou contrepartie à toute autre transaction engagée par Covivio ;
- le respect de nos obligations légales ou réglementaires, notamment pour toute convocation des actionnaires des sociétés émettrices de notre Groupe aux Assemblée Générales, pour toute autre obligation leur incombant en tant que sociétés cotées, pour toute diligence que nous devons réaliser dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
- notre intérêt légitime, notamment dans le cadre de la protection de nos locaux et de leurs occupants (vidéosurveillance).
2. Quelles Données à caractère personnel traitons-nous ?
A. Vous avez un lien contractuel avec une société du Groupe Covivio
Nous nous employons à vous informer « au fil de l’eau » ainsi que dans le cadre des contrats visant ou impliquant le traitement de vos Données à caractère personnels, de la nature exacte de ces données ainsi que de vos droits y afférents. Généralement, ces données ont été recueillies auprès de vous directement.
Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter notre DPO à l’adresse suivante : dpo@covivio.fr.
B. Vous êtes un contact au sens large du Groupe Covivio
Les Données que nous traitons sont destinées essentiellement à vous transmettre des informations relatives à Covivio et à ses filiales, à gérer la relation que nous entretenons avec vous, à vous convier à des événements, enquêtes de satisfactions ou jeux concours.
Il peut s’agir notamment de :
- vos noms (de naissance ou d’usage) et prénoms ;
- votre employeur ;
- le cas échéant, votre secteur professionnel ;
- vos coordonnées (adresses email et postale, numéro de téléphone).
Vous pouvez à tout moment demander à de plus figurer dans nos mail lists (grâce à des espaces dédiés dans ces dernières ou en contactant notre DPO à dpo@covivio.fr).
Si aucun autre lien ne vous lie à Covivio, nous supprimerons définitivement vos Données de nos bases.
Information spécifique concernant le CRM mis en place par Covivio :
Afin de faciliter la gestion de ses contacts, Covivio a mis en place un outil de gestion dit « CRM » (Client Relationship Management).
En tant que « contact » interne ou externe au sens large de notre Groupe (Covivio SA et ses filiales à l’étranger et en France, dont les sociétés et Covivio Hotels et Wellio, nous traitons vos Données à caractère personnel au sein de logiciels développés par Sales Force et/ou Lyyti agissant en qualité de sous-traitants de vos données personnelles.
Ce traitement reposant sur votre consentement, vous pouvez à tout moment demander à ce que les Données figurant dans cet outil soient anonymisées (dpo@covivio.fr).
Les Données à caractère personnel que pouvons être amenés à traiter sont les suivantes :
Il s’agit de vos :
- nom(s) et prénom(s) ;
- qualité civile ;
- adresse professionnelle et/ou personnelle ;
- téléphone professionnel et/ou personnel ;
- email professionnel et/ou personnel ;
- fonction ;
- catégorie de fonction ;
- secteur d’activité ;
- type de relation que vous entretenez avec Covivio (client, locataire, fournisseur, administrateur, actionnaire, prospect, collaborateur, autre…) ou de celle de votre entreprise ;
- vos souhaits d’invitation à des événements organisés par Covivio ;
- les données relatives aux rendez-vous que vous avez tenus avec nos collaborateurs ou les événements organisés par notre Groupe auxquels vous avez participé ;
- votre éventuelle appartenance à une association ou autre cercle professionnel et toute information à caractère strictement professionnel concernant la relation que vous entretenez avec notre Groupe.
Généralement ces Données ont été collectées auprès de vous directement ou sont des informations publiques.
Vos données à caractère personnel sont traitées :
- en vue d’assurer une communication efficace et ciblée entre les collaborateurs du Groupe Covivio d’une part et vous ou votre entreprise d’autre part
- d’optimiser la gestion des contacts du groupe au sein de nos équipes.
Ces Données sont à l’usage exclusif du Groupe Covivio.
Les destinataires en sont :
- les collaborateurs habilités de Covivio et de ses filiales en France et à l’étranger (le Groupe Covivio) ;
- le cas échéant, certains collaborateurs habilités, agissant en qualité des sociétés sous-traitantes des Données pour le compte de Covivio.
Vos données peuvent être amenées à être transférées en dehors de l’Union européenne selon des modalités conformes à la réglementation en vigueur (mise en place de garanties appropriées notamment des Biding Corporate Rules (BCR) et des Clauses Contractuelles Types (CCT)) .
Elles ne font en aucun cas l’objet de transactions commerciales avec des tiers.
Politique de conservation de vos Données à caractère personnel dans le CRM :
- nous anonymisons, au sein de notre outil, vos Données dans un délai maximum de quinze (15) jours suivant votre demande ;
- nous effectuons des campagnes annuelles de fiabilisation de vos Données.
C. Vous êtes un actionnaire d’une société du Groupe Covivio (ou représentez un actionnaire)
En tant qu’émetteur, nous sommes amenés à collecter certaines Données à caractère personnel de nos actionnaires individuels (personnes physiques ou représentants des personnes morales).
Nous traitons vos Données en vue :
- de vous transmettre l’ensemble de la documentation à laquelle vous – ou la société que vous représentez – avez droit ou sollicitez en votre qualité d’actionnaire ;
- de satisfaire à nos obligations légales et réglementaires ;
- d’effectuer un suivi de la composition de notre actionnariat.
Ces Données sont constituées de :
- vos nom(s) (de naissance ou d’usage) et prénom(s) ;
- date et lieu de naissance ;
- numéro de téléphone professionnel et/ou personnel ;
- adresse postale professionnelle et/ou personnelle ;
- adresse électronique professionnelle et/ou personnelle ;
- pays de résidence ;
- votre participation au capital de Covivio (nombre de titres, régime de propriété, existence éventuelle d’un nantissement ou de tout autre garantie, date d’ouverture du compte actionnaire, numéros d’identification internes…) ;
- le cas échéant, votre qualité de collaborateur du Groupe et l’entité qui vous emploie.